Praktisches & Grundsätzliches zur Informatik

Wirkungsvolle Technik für Projektfortschrittskontrolle

Jedes Projekt, das eine gewisse Mindestkomplexität hat, bedarf wirkungsvoller Kontrolle seiner Fortschritte

  • aus inhaltlicher Sicht,
  • hinsichtlich der Qualität von Teilergebnissen
  • hinsichtlich geplanter Termine
  • und auch aus kaufmännischer Sicht.

Begnadete Manager leisten in all diesen Punkten ganz Erstaunliches — u.A. auch deswegen, weil sie es schaffen, immer genau und wirklich zutreffend informiert zu sein.

Weniger begnadete Projekt- und Qualitätsmanager scheitern daran, dass sie es eben NICHT schaffen, stets umfassend genug informiert zu sein. Ihnen und dem CIO, der für ihre Effektivität verantwortlich ist, sei folgende — ganz einfache — Technik empfohlen:

Der CIO stellt sicher, dass folgendes Vorgehen strikt eingehalten wird:

  • Erster Schritt jeden Projektes das Erstellen eines Planes, aus dem hervorgeht, in welcher Reihen­folge in etwa sämtliche unverzichtbaren Projektergebnisse zu erarbeiten sind.
  • Resultat diesen ersten Schrittes ist ein sog. Projektfortschritts-Dokument (kurz PFD),

    • dessen Abschnitte jeweils genau einem dieser Ergebnisse gewidmet sind
    • und deren Inhalt wirklich  n u r  aus Zeilen der Form
       
      ( Version, Qualität, URL )

      bestehen sollte, wo
      • Version eine Versionsnummer der Form YYYY_MM_DD ist,
      • URL der Link hin zum Dokument, auf das sie sich bezieht, und
      • Qualität entweder ein Fragezeichen oder eines der Urteile Ok oder NotOk (ein Fragezeichen signalisiert, dass noch keine Qualitätssicherung erfolgt ist).
    • Für die korrekte Beurteilung Ok oder NotOk ist ein vom CIO für das Projekt eingesetzter Qualitätsmanager verantwortlich. Der Projektmanager ist ihm gegenüber zur Zusammen­arbeit verpflichtet, darf ihm gegenüber aber  K E I N E  Weisungsbefugnis haben.
    • Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass die im PFD genannten Projektergebnisse stets nur die derzeit wirklich aktuelle, letzte Version eines Ergebnisses nennen. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass wirklich  n i e m a n d  mehr  i r r t ü m l i c h  mit irgend einer nicht mehr aktuellen Version arbeitet oder schon Vorhandenes vielleicht gar nicht erst kennt.

Siehe auch: Wie man Tranparenz der Dokumentenablage garantiert


Vorteile dieses Verfahrens:

  • Es verursacht kaum Arbeitsaufwand
  • und garantiert doch, dass wirklich  j e d e  Person, die auf das PFD Zugriff hat, über den bisher erreichten Projektschritt recht genau informiert ist.
  • Zudem wird so die Rolle der Qualitätssicherung aufgewertet und auch ihre Arbeit wenig­stens ansatzweise sogar noch durch den CIO selbst einfach kontrollierbar.

Wissenswertes zu "Qualitätssicherung, Fortschrittskontrolle, Transparenz" zusammengestellt durch Gebhard Greiter.
tags: seiteCIOTechnikProjekt: CIO1gegreit Technik1gegreit Projekt1gegreit