Wirkungsvolle Technik für Projektfortschrittskontrolle
Jedes Projekt, das eine gewisse Mindestkomplexität hat, bedarf wirkungsvoller Kontrolle seiner Fortschritte- aus inhaltlicher Sicht,
- hinsichtlich der Qualität von Teilergebnissen
- hinsichtlich geplanter Termine
- und auch aus kaufmännischer Sicht.
Weniger begnadete Projekt- und Qualitätsmanager scheitern daran, dass sie es eben NICHT schaffen, stets umfassend genug informiert zu sein. Ihnen und dem CIO, der für ihre Effektivität verantwortlich ist, sei folgende — ganz einfache — Technik empfohlen:
Der CIO stellt sicher, dass folgendes Vorgehen strikt eingehalten wird:
- Erster Schritt jeden Projektes das Erstellen eines Planes, aus dem hervorgeht, in welcher Reihenfolge in etwa sämtliche unverzichtbaren Projektergebnisse zu erarbeiten sind.
- Resultat diesen ersten Schrittes ist ein sog. Projektfortschritts-Dokument (kurz PFD),
- dessen Abschnitte jeweils genau einem dieser Ergebnisse gewidmet sind
- und deren Inhalt wirklich n u r aus Zeilen der Form
( Version, Qualität, URL )
bestehen sollte, wo- Version eine Versionsnummer der Form YYYY_MM_DD ist,
- URL der Link hin zum Dokument, auf das sie sich bezieht, und
- Qualität entweder ein Fragezeichen oder eines der Urteile Ok oder NotOk (ein Fragezeichen signalisiert, dass noch keine Qualitätssicherung erfolgt ist).
- Für die korrekte Beurteilung Ok oder NotOk ist ein vom CIO für das Projekt eingesetzter Qualitätsmanager verantwortlich.
Der
Projektmanager ist ihm gegenüber zur Zusammenarbeit verpflichtet, darf ihm gegenüber aber K E I N E Weisungsbefugnis haben. - Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass die im PFD genannten Projektergebnisse stets nur die derzeit wirklich aktuelle, letzte Version eines Ergebnisses nennen. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass wirklich n i e m a n d mehr i r r t ü m l i c h mit irgend einer nicht mehr aktuellen Version arbeitet oder schon Vorhandenes vielleicht gar nicht erst kennt.
Siehe auch: Wie man Tranparenz der Dokumentenablage garantiert
Vorteile dieses Verfahrens:
- Es verursacht kaum Arbeitsaufwand
- und garantiert doch, dass wirklich j e d e Person, die auf das PFD Zugriff hat, über den bisher erreichten Projektschritt recht genau informiert ist.
- Zudem wird so die Rolle der Qualitätssicherung aufgewertet und auch ihre Arbeit wenigstens ansatzweise sogar noch durch den CIO selbst einfach kontrollierbar.
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